Der Monatsabschluss ist ein zentraler Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens. Er stellt sicher, dass sämtliche Geschäftsvorfälle eines Monats korrekt erfasst, geprüft und dokumentiert werden. Ein strukturierter und gut organisierter Monatsabschlussprozess ist entscheidend für die Transparenz und Aussagekraft der Unternehmenszahlen – und damit auch für fundierte Entscheidungen im Management.
Was ist der Monatsabschluss?
Beim Monatsabschluss handelt es sich um die regelmäßige Zusammenfassung aller finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens innerhalb eines Kalendermonats. Ziel ist es, ein genaues Bild über die finanzielle Lage zu erhalten. Dazu gehören die Abstimmung von Konten, die Erfassung aller Buchungen, die Prüfung offener Posten sowie die Erstellung von Berichten wie der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oder der Bilanz.
Warum ist der Monatsabschluss wichtig?
Ein sauber durchgeführter Monatsabschluss bietet zahlreiche Vorteile:
- Transparenz: Aktuelle Zahlen ermöglichen es der Geschäftsleitung, schnell auf Entwicklungen zu reagieren.
- Fehlerminimierung: Regelmäßige Kontrollen helfen, Buchungsfehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.
- Grundlage für Steuerung: Budgetabweichungen können analysiert und Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.
- Vorbereitung auf den Jahresabschluss: Wer monatlich sauber abschließt, hat zum Jahresende deutlich weniger Aufwand.
Typische Schritte im Monatsabschluss
Ein effektiver Monatsabschluss folgt meist einem klaren Ablauf:
- Sammeln und Erfassen aller Belege und Buchungen
- Abstimmung von Bankkonten, Debitoren- und Kreditorenkonten
- Rückstellungen und Abgrenzungen bilden
- Prüfung der Buchhaltung auf Vollständigkeit und Korrektheit
- Erstellung von GuV, Bilanz und weiteren internen Berichten
- Freigabe durch das Controlling oder Management
Eine strukturierte Checkliste kann dabei helfen, keine Aufgabe zu übersehen und alle relevanten Schritte systematisch abzuarbeiten. Tools wie die Monatsabschluss-Checkliste von FloQast bieten hier wertvolle Unterstützung.
Best Practices für einen erfolgreichen Monatsabschluss
- Frühzeitige Vorbereitung: Klare Fristen und Verantwortlichkeiten festlegen.
- Standardisierung der Prozesse: Wiederkehrende Aufgaben als feste Workflows definieren.
- Digitale Unterstützung nutzen: Buchhaltungssoftware oder spezialisierte Tools wie FloQast erleichtern die Organisation und Nachverfolgung.
- Kommunikation im Team fördern: Regelmäßiger Austausch zwischen Buchhaltung, Controlling und Management beschleunigt den Freigabeprozess.
- Kontinuierliche Verbesserung: Rückblick nach jedem Abschluss hilft, Schwachstellen im Prozess zu identifizieren.
Fazit
Der Monatsabschluss ist weit mehr als eine lästige Pflicht – er ist ein zentrales Steuerungsinstrument für jedes Unternehmen. Wer diesen Prozess mit der richtigen Struktur, modernen Tools und einem gut eingespielten Team durchführt, profitiert von verlässlichen Zahlen, besserer Planbarkeit und erhöhter Effizienz im Finanzwesen. Unternehmen, die ihren Monatsabschluss kontinuierlich optimieren, verschaffen sich einen echten Wettbewerbsvorteil.
